Digitalisierung und Automatisierung von Prozessen für die EGLO Leuchten GmbH
Aufgrund der sich wiederholenden Arbeitsabläufe, galt es eine Vereinfachung und Standardisierung der Prozesse für die EGLO Leuchten GmbH zu schaffen. Vorgänge, die bisher per E-Mail oder Telefon abgewickelt wurden, sollten digitalisiert und nachvollziehbar dokumentiert werden. styleflasher_ entwickelte dafür mehrere Online-Tools.
Ausgangsituation & Anforderungen
Aufgrund der sich wiederholenden Arbeitsabläufe, galt es eine Vereinfachung und Standardisierung der Prozesse für die EGLO Leuchten GmbH zu schaffen. Vorgänge, die bisher per E-Mail oder Telefon abgewickelt wurden, sollten digitalisiert und nachvollziehbar dokumentiert werden. Die Mitarbeiter:innen sollen ein Werkzeug zur Verfügung gestellt bekommen, mit dem sie intuitiv, einfach und jederzeit benötigte Mittel anfordern oder selbst generieren können. Daraus ergab sich des Weiteren die Anforderung eine einheitliche und einfache Benutzerverwaltung einzuführen.
Das wurde umgesetzt
- MIDAS
- Asset Request
- Picture Request
- Produktdatenblatt-Generator (mehr als 30 Sprachen)
- Bedienungsanleitungs-Download-Tool
- Betreuung der Schulungsplattform Moodle
- Einheitliche Authentifizierung über alle Tools hinweg - Single-sign-on
Abbildung: Weboberfläche EGLO Tools
Herausforderungen
Die Herausforderung war es, zum einen alle Anwendungsfälle und Anforderungen in der Planung der digitalen Tools zu vereinen und zu berücksichtigen. Zum anderen erforderten die Anbindungen und die Kommunikation zwischen den unterschiedlichsten Systemen, wie dem Produktinformationsmanagement (PIM), dem Enterprise-Resource-Planning (ERP) System und dem Content Delivery Network (CDN) ein bis ins Detail durchdachtes Konzept und technisch tiefgreifendes Know-how. Die Generierung diverser Datenblätter in 34 Sprachen und die damit einhergehende Zusammenführung großer Datenmengen setzten eine große Speicherkapazität voraus.
SINGLE-SIGN-ON-ZUGRIFF AUF ALLE TOOLS ÜBER EIGENEN AUTHENTIFIZIERUNGS-SERVER MIT AUTOMATISIERTEM IMPORT AUS MICROSOFT ACTIVE DIRECTORY
Eine Plattform viele Lösungen
Mit MIDAS wurde ein praktisches Tool für die standardisierte Angebotserstellung geschaffen. Die Anwendungen Asset und Picture Request sind eine zentrale Sammelstelle, wo fehlende Produktbilder und andere digitale Assets erfasst werden. Nach der Erfassung werden die nötigen Aufgaben im Ticketsystem von EGLO erstellt und können dort bearbeitet und abgeschlossen werden. Der Produktdatenblatt-Generator und der Bedienungsanleitungs-Download sorgen durch intuitive Bedienung für tagesaktuelle Arbeitsunterlagen. Über die Schulungsplattform Moodle können Schulungen immer und überall wahrgenommen werden. All dies wird für die Mitarbeiter:innen von EGLO personalisiert auf einer Plattform vereint.
Diese Vorteile wurden geschaffen
- Zeit und Ressourcenersparnis durch automatisierte Prozesse
- Reduzierung bzw. Vermeidung von Fehlern
- Zentrale Plattform
- Einheitliche Authentifizierung über alle Tools und automatischer Import der Nutzer aus Active Directory
- Keine manuelle Pflege der Rollen & Rechte auf unterschiedlichen Plattformen
Die Entwicklung von digitalen Tools für EGLO startete mit dem Energielabel-Generator. Darauf folgten unzählige weitere Anwendungen, welche die Arbeitsabläufe im Unternehmen durch Standardisierung und Automatisierung immens erleichtern und Ressourcen frei machten. Auch in Zukunft plant die EGLO Leuchten GmbH an dem weiteren Ausbau und der Optimierung aller Tools zusammen mit styleflasher_.
